Continuitatea Afacerii

Continuitatea afacerii are în vedere pregătirea din timp a afacerii pentru a face față potențialelor riscuri îți poate asigura existența pe piață în care activezi.

Cine are nevoie de planificarea continuității afacerii?

Continuitatea afacerii este un proces firesc, pe care fiecare afacere și proprietar de afacere trebuie să-l înțeleagă și să-l pregătească pentru a evita imposibilitatea de a acționa corect în cazul unei crize și implicit de a provoca falimentul afacerii.

La nivel macro, dezastrele naturale sau cele provocate de mana omului, crizele economice, financiare, politice, legislative sau cele sanitare, pot provoca pierderi majore de vieți omenești sau pierderi materiale și pot afecta mediul înconjurător și implicit comunitățile și bunul mers al societății în general.

La nivel micro, la nivelul unei firme, astfel de evenimente neașteptate se pot împleti cu crize organizaționale sau de personal, cu crize tehnologice, legale sau reputațiunile.

O criza reprezintă o perturbare majora intervenita în bunul mers al unei afaceri, afectând-o fie pe termen foarte scurt fie pe termen lung și, în general provoacă pierderi dificil de recuperat fără o planificare ante și post criză.

Conform studiilor de specialitate, 1 din 4 afaceri afectate de dezastre naturale sau crize economice nu va mai deschide post criză, iar motivul principal este lipsa unui plan de management al crizei și al unui plan de recuperare.

Fără a planifica continuitatea afacerii, un antreprenor cu afacerea afectată de criză nu va ști ce etape să urmeze și ce decizii să ia înainte și după petrecerea evenimentului perturbator.

!Ultimul lucru de care afacerea ta are nevoie este să se închidă din cauza unei situații de urgență!

La un moment dat, este posibil ca fiecare afacere să fie expusă unei crize (fie că este provocată de un dezastru natural, incendiu, criză de sănătate etc). Altfel, devine imperios necesar realizarea unui plan prin care o afacere să poate răspunde eficient impactului unui astfel de eveniment.

Dacă și afacerea ta, la fel ca marea majoritate a firmelor, are puse la punct proceduri pentru partea IT, dar îi lipsesc procedurile clare pentru a asigura continuarea operațiunilor în cazul unei crize, ar trebui să iei în considerare planificarea continuității afacerii.

Un astfel de plan te poate ajuta să acționezi repede și corect, asigurând astfel continuarea operațiunilor și implicit servirea clienților.

Ce înseamnă “continuitatea afacerii”?

Continuitatea afacerii reprezintă capacitatea unei afaceri de a-și menține active operațiunile vitale pe parcursul și după apariția unui eveniment perturbator.

!Continuitate a afacerii ≠ Recuperare post dezastru!

Continuitatea afacerii se realizează cu ajutorul planului de continuitate, prin care se stabilesc acțiuni clare și specifice pe care o firma trebuie să le întreprindă pe toata durata unei crize.

Planul de recuperare post dezastru se concentrează în principal pe protejarea, recuperarea informațiilor și restabilirea operațiunilor IT&C și este parte integrantă din planul de continuitate a afacerii.

Pentru a-ți asigura continuitatea afacerii, trebuie să planifici din timp o serie de activități, cum ar fi:

• Locația de rezervă de unde afacerea își va continua operațiunile și de unde vor lucra angajații cheie, în cazul în care sediul principal este avariat;
• Asigurarea continuării producției dacă locația în care se afla mijloacele de producție este avariată;
• Organizarea echipelor de vânzări pe timpul și după producerea crizei, astfel încât să poată vinde pentru a genera venituri;

Realizarea planului de continuitate a afacerii

Pentru a crea planul de continuitate, identifica și creează o listă cu toate operațiunile și departamentele vitale, cum ar fi dept. financiar, marketing sau contabilitate.

Înțelege care sunt operațiunile care pot fi cel mai grav afectate de criză (în general sunt acele operațiuni care pot provoca pierderi financiare dacă firma nu funcționează chiar și pentru o zi).

Ierarhizează cele mai vulnerabile operațiuni sau departamente în sens descrescător.

După ce ai realizat acest cadru, treci la realizarea planului de continuitate. Încearcă să stabilești niște reguli generale, mai puțin stricte, pe care angajații să le poată urmări, dar și să se poată adapta tipului de criza care afectează afacerea.

În funcție de tipul de criză, afacerea ta poate fi afectată în mod diferit – compară de exemplu criza sanitară Covid-19 cu criza financiară din 2008 și vei vedea ca implicațiile au fost diferite, necesitând planuri de acțiune diferite).

Astfel, este indicat să încerci să realizezi din timp un plan care să asigure continuitatea afacerii in 3 pași simpli:

1. Evaluează riscurile afacerii

Încearcă să determini și să evaluezi periodic riscurile care iți pot afecta afacerea.

Nu trece cu vederea nicio posibilitate și ia in calcul de la riscurile dramatice care pot fi provocate de un seism sau inundații majore până la cele care par minore și fără implicații mari asupra afacerii tale, cum ar fi o pană de curent sau cine știe ce accident pe un șantier in apropierea clădirii unde ai sediul.

Fă o lista cuprinzătoare cu posibile evenimente care pot provoca oprirea activității afacerii și creează o matrice a riscurilor:

Dacă un risc identificat de tine are o probabilitate mică să se întâmple și un impact minor, este evident că nu este necesar să consumi resurse pentru contracararea efectelor.

Este totuși necesar să-l evaluezi periodic pentru a te asigura că nu există riscul ca acesta să crească în intensitate (din varii motive) și să afecteze anumite linii de business

2. Planifică

Utilizează ghidul realizat de noi pentru planificarea continuității afacerii. Resursele prezentate aici te pot ajuta să pui la punct un plan de redresare în cazul în care un dezastru (risc) intervine, cel mai bun exemplu fiind criza sanitară Covid-9, care a obligat atât de multe afaceri și populația să intre în lock-down fără capacitatea de a acționa. Pe lângă identificarea riscurilor, ghidul conține formulare pe care le poți utiliza astfel încât să ai un plan pentru majoritatea tipurilor de activități/procese specifice afacerii tale:

• Activități critice: care sunt activitățile zilnice executate de tine sau de angajații tăi și care generează venituri pentru afacere? Realizează un plan prin care te asiguri că, în cazul declanșării unui risc major pentru companie, ai stabilit toate procesele necesare continuării celor mai importante activități;
• Angajați: asigură-te că ai o lista cu toți angajații activi, datele de contact la care potir apela în caz de urgență;
• Clienți, furnizori și distribuitori: verifică lista cu cei mai importanți clienți, furnizori și distribuitori (cu nume de contact, nr. telefon și email) astfel încât să-i poți contacta în cazul în care afacerea ta întâmpină probleme din cauza cărora trebuie să modifici cursul normal al operațiunilor (schimbare sediu, lucru de acasă, oprirea activității pe o perioadă limitată etc);
• Finanțe: asigură-te că vei avea o rezervă de lichidități pe care o vei putea accesa în cazul unei crize. Realizează o lista cu toate conturile și băncile la care acestea sunt deschise – notează și cine cu excepția ta mai are acces la ele, verifică toate liniile de credit sau alte finanțări astfel încât să poți accesa ușor lichiditățile. Nu uita de internet/mobile banking și parolele necesare accesării acestora;
• IT&C: întocmește o listă și actualizeaz-o periodic cu toate sistemele și software-urile pe care le utilizezi, parolele și identifică unde își păstrează firma ta toate datele importante. Realizează back-up periodic și informează toți angajații unde sunt păstrate datele salvate și cum le poți accesa;
• Comunicare: stabilește modalitățile în care vei comunica cu angajații și partenerii de afaceri; este important să cunoști pe cine vei contacta, cine va fi persoana responsabilă (poți discuta și cu o agenție de PR) pentru inițierea comunicatelor, cât de des vei trimite informații despre situația afacerii sau operațiunilor, ce tip de informații vei trimite, ce canale de comunicare vei utiliza;

3. Testează

După ce ai finalizat planul de continuitate a afacerii este important să-l testezi, pentru a te asigura că acesta funcționează înainte să ai cu adevărat nevoie de el.

Pentru testare, cel mai ușor este să inviți toți angajații la aceeași masă și informează-i cu privire la existența planului și explică-le scenariile de criză identificate, implicații, responsabili și acțiuni necesare pentru fiecare departament în timpul și după producerea crizei.

IV. Implementarea planului de continuitate

Pentru ca planul de continuitate a afacerii să aibă succes, acesta trebuie să fie susținut și promovat la toate nivelurile, de la conducere superioară până la cel mai mic nivel. Pentru ca acesta să rămână actual și viabil, este necesară revizuirea și testarea periodică.

Promovarea importanței acestui plan trebuie făcută continuu la nivelul tuturor angajaților. Acei angajați care nu sunt familiarizați cu planul nu vor putea să reacționeze corespunzător în caz de dezastru, afectând șansele afacerii de a supraviețui cu succes evenimentului.

Implică tot personalul în procesul de exerciții și feedback pentru a te asigura că, în caz de urgență sau întrerupere neașteptata, echipa ta va trece prin aceasta etapa cat mai bine posibil.

Pe lângă o copie electronică pe care o poți distribui mai multor angajați cheie, păstrează mai multe copii tipărite ale planului de continuitate a afacerii tale în diverse locații. Dacă sistemele IT sunt avariate, ghidul  tipărit îți va oferi acces la informații critice.

CE SĂ FACI ÎN CONTINUARE

Citește și:

Planul de Continuitate a Afacerii – Ghid Gratuit

Îmbunătățirea Cash Flow-ului In Timp De Criză

Strategii Pentru a Rezista Problemelor de Cash Flow pe Timp de Criză