Continuitatea afacerii

4 etape necesare pentru supravietuirea afacerii tale pe timp de criza

Continuitatea afacerii are in vedere pregatirea din timp a afacerii pentru a face fata potentialelor riscuri iti poate asigura existenta pe piata in care activezi

I. Cine are nevoie de planificarea continuitatii afacerii?

Continuitatea afacerii este un proces firesc, pe care fiecare afacere si proprietar de afacere trebuie sa-l inteleaga si sa-l pregateasca pentru a evita imposibilitatea de a actiona corect in cazul unei crize si implicit de a provoca falimentul afacerii.

La nivel macro, dezastrele naturale sau cele provocate de mana omului, crizele economice, financiare, politice, legislative sau cele sanitare, pot provoca pierderi majore de vieti omenesti sau pierderi materiale si pot afecta mediul inconjurator si implicit comunitatile si bunul mers al societatii in general.

La nivel micro, la nivelul unei firme, astfel de evenimente neasteptate se pot impleti cu crize organizationale sau de personal, cu crize tehnologice, legale sau reputationale.

O criza reprezinta o perturbare majora intervenita in bunul mers al unei afaceri, afectand-o fie pe termen foarte scurt fie pe termen lung si, in general provoaca pierderi dificil de recuperat fara o planificare ante si post criza.

Conform studiilor de specialitate, 1 din 4 afaceri afectate de dezastre naturale sau crize economice nu va mai deschide post criza, iar motivul principal este lipsa unui plan de management al crizei si al unui plan de recuperare.

Fara a planifica continuitatea afacerii, un antreprenor cu afacerea afectata de criza nu va sti ce etape sa urmeze si ce decizii sa ia inainte si dupa petrecerea evenimentului perturbator.

!Ultimul lucru de care afacerea ta are nevoie este sa se inchida din cauza unei situatii de urgenta!

La un moment dat, este posibil ca fiecare afacere sa fie expusa unei crize (fie ca este provocata de un dezestru natural, incendiu, criza de sanatate etc). Atfel, devine imperios necesara realizarea un plan prin care o afacere sa poate raspunda eficient impactului unui astfel de eveniment.

Daca si afacerea ta, la fel ca marea majoritate a firmelor, are puse la punct proceduri pentru partea IT, dar ii lipsesc procedurile clare pentru a asigura continuarea operatiunilor in cazul unei crize, ar tebui sa iei in considerare planificarea continuitatii afacerii.

Un astfel de plan te poate ajuta sa actionezi repede si corect, asigurand astfel continuarea operatiunuilor si implicit servirea clientilor.

II. Ce inseamna continuitatea afacerii”?

Continuitatea afacerii reprezinta capacitatea unei afaceri de a-si mentine active operatiunile vitale pe parcursul si dupa aparitia unui eveniment perturbator.

!Continuitate a afacerii Recuperare post dezastru!

Continuitatea afacerii se realizeaza cu ajutorul planului de continuitate, prin care se stabilesc actiuni clare si specifice pe care o firma trebuie sa le intreprinda pe toata durata unei crize.

Planul de recuperare post dezastru se concentreaza in principal pe protejarea, recuperarea informatiilor si restabilirea operatiunilor IT&C si este parte integranta din planul de continuitate a afacerii.

Pentru a-ti asigurata continuitatea afacerii, trebuie sa planifici din timp o serie de activitati, cum ar fi:

  • Locatia de rezerva de unde afacerea isi va continua operatiunile si de unde vor lucra angajatii cheie, in cazul in care sediul principal este avariat;
  • Asigurarea continuarii productiei daca locatia in care se afla mijloacele de productie este avariata;
  • Organizarea echipelor de vanzari pe timpul si dupa producerea crizei, astfel incat sa poata vinde pentru a genera venituri;

III. Realizarea planului de continuitate a afacerii

Pentru a crea planul de continuitate, identifica si creaza o lista cu toate operatiunile si departamentele vitale, cum ar fi dept. financiar, marketing sau contabilitate.

Intelege care sunt operatiunile care pot fi cel mai grav afectate de criza (in general sunt acele operatiuni care pot provoca pierderi financiare daca firma nu functioneaza chiar si pentru o zi).

Ierarhizeaza cele mai vulnerabile operatiuni sau departamente in sens descrescator.

Dupa ce ai realizat acest cadru, treci la realizarea planului de continuitate. Incearca sa stabilesti niste reguli generale, mai putin stricte, pe care angajatii sa le poata urmari, dar si sa se poata adapta tipului de criza care afecteaza afacerea.

In functie de tipul de criza afacerea ta poate fi afectata in mod diferit – compara de exemplu criza sanitara Covid-19 cu criza financiara din 2008 si vei vedea ca implicatiile au fost diferite, necesitand planuri de actiune diferite).

Astfel, este indicat sa incerci sa realizezi din timp un plan care sa asigure continuitatea afacerii in 3 pasi simpli:

1. Evalueaza riscurile afacerii

Incearca sa determini si sa evaluezi periodic riscurile care iti pot afecta afacerea.

Nu trece cu vederea nicio posibilitate si ia in calcul de la riscurile dramatice care pot fi provocate de un seism sau inundatii majore pana la cele care par minore si fara implicatii mari asupra afacerii tale, cum ar fi o pana de curent sau cine stie ce accident pe un santier in apropierea cladirii unde ai sediul.

Fa o lista cuprinzatoare cu posibile evenimente care pot provoca oprirea activitatii afacerii si creaza o matrice a riscurilor:

Risc:Impact MINORImpact MAJOR
  Probabilitate MICA sa se intample    
  Probabilitate MARE sa se intample    

Daca un risc identificat de tine are o probabilitate mica sa se intample si un impact minor, este evident ca nu este necesar sa consumi resurse pentru contracararea efectelor.

Este totusi necesar sa-l evaluezi periodic pentru a te asigura ca nu exista riscul ca acesta sa creasca in intensitate (din varii motive) si sa afecteze anumite linii de business

2. Planifica

Utilizeaza ghidul realizat de noi pentru planificarea continuitatii afacerii. Resursele prezentate aici te pot ajuta sa pui la punct un plan de redresare in cazul in care un dezastru (risc) intervine, cel mai bun exemplu fiind criza sanitara Covid-9, care a obligat atat de multe afaceri si populatia sa intre in lock-down fara capacitatea de a actiona. Pe langa identificarea riscurilor, ghidul contine formulare pe care le poti utiliza astfel incat sa ai un plan pentru majoritatea tipurilor de activitati/procese specifice afacerii tale:

  • Activitati critice: care sunt activitatile zilnice executate de tine sau de angajatii tai si care genereaza venituri pentru afacere? Realizeaza un plan prin care te asiguri ca, in cazul declansarii unui risc major pentru companie, ai stabilit toate procesele necesare continuarii celor mai importante activitati activitati;
  • Angajati: asigura-te ca ai o lista cu toti angajatii activi, datele de contact la care poti apela in caz de urgenta;
  • Clienti, furnizori si distribuitori: verifica lista cu cei mai importanti clienti, furnizori si distribuitori (cu nume de contact, nr. telefon si email) astfel incat sa-i poti contacta in cazul in care afacerea ta intampina probleme din cauza carora trebuie sa modifici cursul normal al operatiunilor (schimbare sediu, lucru de acasa, oprirea activitatii pe o perioada limitata etc);
  • Finante: asigura-te ca vei avea o rezerva de lichiditati pe care o vei putea accesa in cazul unei crize. Realizeaza o lista cu toate conturile si bancile la care acestea sunt deschise – noteaza si cine cu exceptia ta mai are acces la ele, verifica toate liniile de credit sau alte finantari astfel incat sa poti accesa usor lichiditatile. Nu uita de internet/mobile banking si parolele necesare accesariii acestora;
  • IT&C: intocmeste o lista si actualizeaz-o periodic cu toate sistemele si software-urile pe care le utilizezi, parolele si identifica unde isi pastreaza firma ta toate datele importante. Realizeaza back-up periodic si informeaza toti angajatii unde sunt pastrate datele salvate si cum le poti accesa;
  • Comunicare: stabileste modalitatile in care vei comunica cu angajatii si partenerii de afaceri; este important sa cunosti pe cine vei contacta, cine va fi persoana responsabila (poti discuta si cu o agentie de PR) pentru initierea comunicatelor, cat de des vei trimite informatii despre situatia afacerii sau operatiunilor, ce tip de informatii vei trimite, ce canale de comunicare vei utiliza;
3. Testeaza

Dupa ce ai finalizat planul de continuitate a afacerii este important sa-l testezi, pentru a te asigura ca acesta functioneaza inainte sa ai cu adevarat nevoie de el.

Pentru testare, cel mai usor este sa inviti toti angajatii la aceeasi masa si informeaza-i cu privire la existenta planului si explica-le scenariile de criza identificate, implicatii, responsabili si actiuni necesare pentru fiecare departament in timpul si dupa producerea crizei.

IV. Implementarea planului de continuitate

Pentru ca planul de continuitate a afacerii sa aiba succes, acesta trebuie sa fie sustinut si promovat la toate nivelurile, de la conducere superioară pana la cel mai mic nivel. Pentru ca acesta sa amana actual si viabil, este necesara revizuirea si testarea periodica.

Promovarea importantei acestui plan trebuie facuta continuu la nivelul tuturor angajatilor. Acei angajati care nu sunt familiarizati cu planul nu vor putea sa reactioneze corespunzator in caz de dezastru, afectand sansele afacerii de a supravietui cu succes evenimentului.

Implica tot personalul in procesul de exercitii si feedback pentru a te asigura ca, in caz de urgenta sau intrerupere neasteptata, echipa ta va trece prin aceasta etapa cat mai bine posibil.

Pe langa o copie electronica pe care o poti distribui mai multor angajati cheie, pastreaza mai multe copii tiparite ale planului de continuitate al afacerii tale in diverse locatii. Daca sistemele IT sunt avariate, ghidul  tiparit iti va oferi acces la informatii critice.

CE SA FACI IN CONTINUARE

Citeste si:

Planul de Continuitate a Afacerii – Ghid Gratuit

Imbunatatirea Cash Flow-ului In Timp De Criza

Strategii Pentru a Rezista Problemelor de Cash Flow pe Timp de Criza