Costurile de lansare ale unei firme trebuie să fie parte integrantă a etapei de planificare a afacerii, cea mai provocatoare activitate fiind reprezentată de identificarea corectă a tuturor cheltuielilor și menținerea acestora la un nivel rezonabil.
Întotdeauna este mai bine să supraestimezi cheltuielile și să subestimezi veniturile, deoarece una din cele mai des întâlnite cauze ale închiderii afacerilor mici, în primul an de funcționare, este lipsa capitalului necesar acoperirii cheltuielilor de funcționare.
Atunci când realizezi lista cu toate cheltuielile posibile, ia în considerare toate costurile de la chirie, facilități, echipamente, consumabile, casă de marcat dacă este cazul, uniforme, marketing și publicitate, contabil, avocat, ONRC, avize și autorizații specifice activității, firmă luminoasă, amenajări, curățenie, HR, mărfuri, la care poți să adaugi un capitol cu “cheltuieli neprevăzute” pe care le poți considera undeva între 5 și 10 % din totalul estimat al cheltuielilor totale.
Care sunt costurile de lansare ale unei firme?
Costurile de început ale afacerii se referă la toate cheltuielile pe care afacerea ta le va avea înainte ca aceasta să genereze venituri.
Începerea unei afaceri presupune o listă întreagă de cheltuieli, care pot diferi în funcție de tipul afacerii pe care dorești să o începi.
Există multe costuri asociate cu începerea unei afaceri, dar așa cum am menționat în paragraful de mai sus, acestea pot diferi în funcție de tipul de afacere pe care îl începi și de industria în care vei activa.
În același timp, suma cheltuielilor pe categorii, poate varia, de asemenea, în funcție de industrii. De exemplu, o cofetărie va avea cheltuieli diferite cu chiria față de o afacere on line.
Cheltuielile comune, pe care le vei întâlni la marea majoritate a afacerilor sunt:
1. Cheltuieli cu studiul pieței
Dacă alegi să faci singur studiul de piața, poți avea în vedere cheltuielile cu telefonul, internet, combustibil, vizitarea târgurilor și expozițiilor de profil, achiziționarea de mostre, dacă apelezi la focus grupuri – probabil vei avea de suportat cheltuielile legate de acest aspect etc.
Dacă vei apela la o firma de consultanță, costurile vor varia în funcție de informațiile pe care vei dori să le obții și de tipul de cercetare pe care o vei alege pentru studiul tău.
2. Cheltuieli cu consultanța preliminară și consiliere juridică
Dacă dorești să începi o afacere cu fonduri accesate prin diverse granturi sau scheme de finanțare, consultanța preliminară cu consultanții este obligatorie și poate reprezenta o porțiune serioasă în calculul cheltuielilor de început.
Similar, dacă afacerea pe care dorești să o începi are anumite particularități și trebuie să se încadreze într-un anumit cadru legislativ, atunci apelarea la consilierea juridică și de afaceri este obligatorie. De fapt, orice afacere ar trebui începută cu întâlniri prealabile cu juriști specializați care îți pot oferi informații cu privire la toate obligațiile legale pe care afacerea ta le are, în funcție de specificul activității.
3. Cheltuieli cu contabilitatea
Contabilul este primul colaborator pe care îl vei avea și care te va ajuta cu tot ce înseamnă contabilitatea, depunerea documentelor la ANAF, calculul impozitelor și taxelor la ANAF și ITM, și îți va putea furniza o evaluare financiară a firmei tale, la un moment dat etc.
Calculează bine aceste costuri, stabilește clar ce vei obține din colaborarea cu contabilul tău și ia în considerare cheltuielile pe care le vei avea periodic. Reamintește-ți că este o colaborare pe termen lung și ca vei avea nevoie de contabil până în ziua în care firma ta va fi radiată de la ONRC și ANAF.
4. Cheltuieli înființare firmă
Poți calcula aceste costuri urmărind informațiile de pe site-ul ONRC, la care trebuie să adaugi costurile unui consultant, dacă nu alegi să faci tu toate demersurile necesare.
Citește și Etapele începerii unei afaceri pentru a afla mai multe detalii cu privire la deschiderea unei afaceri în România.
5. Cheltuieli închiriere spațiu necesar pentru desfășurarea activității
Dacă nu deții un spațiu potrivit activității pe care dorești să o realizezi, atunci închirierea reprezintă soluția cea mai bună. Pentru asta este nevoie, cel mai probabil, să apelezi la o firmă specializată. Astfel, pe lângă chirie, trebuie să iei în calcul comisionul agenției imobiliare și plata chiriei pe câteva luni in avans (depozitul de garanție).
6. Cheltuieli cu amenajarea spațiului de lucru
Cheltuieli cu reamenajarea spațiului în care dorești să-ți desfășori activitatea, astfel încât acesta să fie adaptat nevoilor afacerii (dacă ai nevoie de depozit, de sală de așteptare, de punct de încărcare marfă, sau de spațiu de vânzare).
7. Cheltuieli cu asigurările
Nu neglija acest aspect. Dacă unele asigurări sunt obligatorii (cum ar fi RCA-ul sau asigurarea clădirilor), încearcă să-ți faci și asigurări profesionale, medicale, pentru utilaje și echipamente. Este important să stai liniștit în privința aceasta. Evenimentele nedorite pot surveni oricând, și luat pe nepregătite, poți înregistra pierderi mari, uneori ireversibile cu imposibilitatea de a-ți reîncepe activitatea.
Citește și: Continuitatea afacerii – 4 etape necesare pentru supraviețuirea afacerii tale pe timp de criză
8. Cheltuieli de marketing și publicitate
Cum toți specialiștii susțin, o afacere înseamnă 80% marketing. Calculează și dimensionează corect acest cheltuieli care te vor ajuta să-ți faci afacerea cunoscută și să crești volumul vânzărilor, să-ți faci cunoscut brandul etc.
9. Cheltuieli cu achiziționarea echipamentelor și materialelor
În funcție de specificul afacerii, aceste cheltuieli pot fi de la câteva sute de lei până la cât de mult trebuie pentru realizarea achizițiilor fără de care nu-ți poți începe activitatea. De exemplu, dacă ai un blog, tot ce ai nevoie este un computer și un telefon, dar dacă activezi în domeniul agricol, probabil vei avea nevoie de tractoare, utilaje etc
10. Cheltuielile cu materiile prime și materiale (inițiale și/sau achiziții de stocuri)
După ce ai stabilit ce dorești să vinzi/produci și ai negociat prețurile și termenele de plată cu furnizorii tăi, fă-ți calculele pentru a stabili o sumă minimă lunară de care vei avea nevoie pentru a achiziționa produsele pe care le vei vinde, sau dacă le produci, materialele și materia primă de care vei avea nevoie.
Stabilește de cât trebuie să vinzi pe lună pentru a genera suficiente venituri pentru a acoperi din activitatea firmei toate cheltuielile și astfel vei putea putea determina de câți bani vei avea nevoie pentru achiziția produselor sau a materiilor prime.
11. Cheltuielile cu personalul și salariile
Dacă nu vei acționa ca solopreneur vei avea nevoie de salariați cu ajutorul cărora îți vei duce la îndeplinire obiectivele pe care le ai pentru afacerea ta.
Fă-ți un buget pentru astfel de cheltuieli, luând în considerare salariul brut și salariul net din industrie, calculează și cheltuielile lunare pe care le vei avea cu expertul în resurse umane care te va ajuta să întocmești contractele de muncă, să înregistrezi la ITM etc.
12. Cheltuieli cu realizarea unui site de prezentare sau magazin online
Dacă vei avea un magazin online, trebuie să iei în calcul toate cheltuielile, atât cele necesare realizării site-ului cât și pe cele lunare – de găzduire, mentenanță, abonamente recurente, aplicații si plugin-uri etc. Chiar dacă alegi să-ți faci singur site-ul, tot vei avea cheltuielile recurente fără de care nu poate exista magazinul.
Pentru un site de prezentare, probabil că vei avea cheltuieli mai mici, dar reține că pentru rezultate optime, activitatea pe site trebuie întreținuta și reînnoită, ceea ce presupune utilizarea unor resurse financiare și umane.
13. Cheltuieli de branding
Pe lângă realizarea unui site, este important să încerci să dezvolți și identitatea brandului tău. Pentru asta ai nevoie să cheltui bani cu realizarea unui logo și a materialelor ce țin de identitatea acestuia.
Totodată, poți lua in calcul și înregistrarea brandului la OSIM pentru evitarea oricăror probleme. Aici cheltuielile cu o firmă specializată (în general de avocatură) sunt de luat în calcul.
14. Cheltuieli specifice afacerii/industriei
Ia în considerare orice cheltuială de care afacerea ta are nevoie datorită specificului acesteia și verifică dacă va trebui să o achiți lunar sau o singură dată la începutul afacerii.
Cum calculezi costurile de lansare ale unei firme?
Există multe costuri de luat în considerare atunci când vrei să începi o afacere și poate părea dificil să planifici și să identifici fiecare situație și cheltuială în parte.
Încearcă să stabilești fiecare capitol mare de cheltuieli, iar în cadrul acestuia identifică cât de bine poți sub-capitolele de cheltuieli aferente.
Creează o foaie de lucru în EXCEL sau utilizează fișierul realizat de noi pe care îl poți completa cu datele specifice afacerii tale. După modificări, ai grijă să verifici ca formulele de calcul să fie corecte, pentru a avea cele mai bune rezultate.
Atenție! Considerând situația sanitară actuală provocată de infecția cu corona virus și toate măsurile de prevenire și combatere, adaugă pe lista cheltuielilor inițiale (și după la cele recurente) toate cheltuielile pe care le vei face cu achiziționarea de materiale sanitare și igienizare.
Organizează cheltuielile pe capitole și totalizează toate costurile pentru fiecare dintre acestea. Detaliază cheltuielile cât de mult poți pentru a obține informații cât mai corecte despre totalul capitalului de pornire de care vei avea nevoie.
Nicio cheltuială nu este prea mica pentru a fi luată în calcul. Pune pe listă orice, de la etichetele de preț până la coșurile de gunoi sau orice material promoțional pe care te gândești că ai putea să-l oferi clienților tăi.
Surse de inspirație pentru a determinarea costurilor de lansare
1. Studiul de piață
Verifică în rezultatele studiului de piață informațiile despre piață, clienții potențiali, costurile de producție, utilaje, materii prime și materiale, chirii, consumabile, birotică și papetărie etc., pentru identifica și alte costuri, pe care la o primă vedere le-ai trecut cu vederea.
Analizează fiecare posibil cost pe care îl identifici odată cu studiul de piață, astfel încât să poți identifica și planifica corect costurile de lansare ale afacerii.
2. Situațiile financiare ale concurenței
Verifică situațiile financiare publicate de competitorii tăi și, deși cheltuielile astfel identificate nu sunt cheltuieli de început, vei putea sa-ți faci o idee despre ce cheltuieli au aceștia.
Verifică cât reprezintă, procentual, din total venituri cheltuielile administrative și cele cu vânzările. Având aceste informații vei putea compara unde te situezi tu și care sunt capitolele la care ai putea face economie. Astfel de informații vor fiind utile și pe viitor, fiind un instrument de benchmarking foarte util.
3. Date publicate de asociațiile patronale și industriale
Înscrie-te în asociații de profil sau participă la cât mai multe evenimente unde vei avea posibilitatea să întâlnești persoane care îți pot oferi informații despre industrie.
Verifică website-urile de profil sau urmărește forumurile sau grupurile de pe Facebook, acolo unde antreprenorii în devenire sau cei cu experiență împărtășesc din experiențele lor. Poți să te implici și tu in mod activ adresând direct întrebări și în mod sigur vei primi sfaturi și opinii.
Identifică corect cheltuielile de început ale afacerii
Atunci când începi o afacere este indicat să cunoști toate detaliile cu privire la operațiuni, implementare, piață, concurență, clienți, furnizori etc. În același timp, este de așteptat să cunoști, dacă nu în detaliu măcar capitolele importante ale cheltuielilor pe care afacerea ta le va avea, atât la înființare (fie că sunt cheltuieli unice) cât și pe parcursul funcționării afacerii (cheltuielile recurente).
Astfel, asigură-te că știi care vor fi cheltuielile recurente și cele pe care le vei avea o singură data de plătit (ex. cheltuielile de înființare firmă).
Când îți faci lista cu cheltuielile recurente, notează-ți intervalul la care acestea trebuie platite (lunar, trimestrial, semi anual sau anual) și calculează-le corect, având în vederea că acestea îți vor putea afecta cash flow-ul afacerii, iar fără o evidență corectă îți pot crea probleme de cash.
| CHELTUIELI UNICE | CHELTUIELI RECURENTE | ACTIVE DE PORNIRE |
|
|
|
Acestea reprezintă doar o parte din cheltuielile necesare lansării afacerii. Unele vor rămâne fixe, iar altele vor opera ca și costuri variabile.
Separă costurile de început de celelalte costuri
Calculul costurilor de început presupune realizarea unei planificări financiare a afacerii, înaintea începerii acesteia, cu trecerea în revistă a tuturor cheltuielilor pe care va trebui să le acoperi până când afacerea va genera venituri.
Clasifică cheltuielile din planul de afaceri în funcție de tipul acestora:
1. Identifică activele de care ai nevoie pentru începerea afacerii
Începi prin a face o listă cu toate activele pe care trebuie să le achiziționezi pentru a putea funcționa. Aici ai grijă să incluzi toate mașinile și utilajele, computerele, autovehiculele și restul obiectelor de inventar pe care trebuie să le achiziționezi în primă fază și fără de care nu poți funcționa.
Află prețurile pentru fiecare activ de pe lista ta, verificând magazinele on-line de specialitate sau contactează direct furnizorii sau producătorii, în eventualitatea negocierii unor discounturi.
2. Costurile de StartUp
Fă o listă cu toate cheltuielile inițiale de care este nevoie pentru începerea afacerii – taxele de la ONRC, onorarii avocați, contabil, site, licențe, brevete etc. Este foarte important să te asiguri că nu exista în această listă cheltuieli recurente.
3. Costuri fixe
Listează toate costurile fixe pe care le vei avea în primul an. Costurile fixe sunt costurile pe care trebuie să le plătești indiferent de veniturile generate de afacere. Aceste costuri sunt recurente, plătibile lunar sau anual (vezi abonamentele la telefon, găzduire site, abonamente la diverse aplicații și softuri, utilități, chirii, leasing etc).
4. Costuri variabile
Identifică costurile care variază în funcție de producția sau veniturile din vânzări ale afacerii tale și sunt direct legate de numărul de produse vândute, cum ar fi costurile de marketing și promovare, sau cele de producție.
Pune toate informațiile cap la cap
Calculează sub totalurile pentru fiecare secțiune descrisă mai sus și creează o foaie de calcul specială pentru determinarea costurilor de lansare sau utilizează modelul EXCEL realizat de noi, pe care îl poți adapta nevoilor afacerii tale.
Dacă vei aduce aport propriu în natură (sediu, echipamente, autovehicule, computere sau alte active necesare lansării afacerii), detaliază-le separate și ține minte să le deduci din suma totală necesară.
Noua sumă obținută după scăderea contribuțiilor proprii este suma finală de care vei avea nevoie pentru a finanța începerea afacerii tale.
Adaugă și un capitol cu “cheltuieli neprevăzute” pe care le poți considera undeva între 5 și 10 % din totalul estimat al cheltuielilor.
De asemenea, va trebui să planifici ce venituri și cât profit vei genera lunar, mai ales în primul an de activitate. Trebuie să prognozezi volumul clienților, numărul de produse vândute, prețurile practicate, venitul mediu pe client, dar și adaosul comercial sau marja de profit.
Nu uita că poți deduce din total venituri toate cheltuielile realizate pentru înființarea și începerea afacerii, așa că păstrează toate chitanțele și nu uita să le trimiți la contabilitate lunar sau trimestrial, în funcție de afacerea ta.
CE SĂ FACI ÎN CONTINUARE
Citește și:
Studiul De Piață – Principii De Bază
