Cum Acorzi Credit Comercial Clienților Tăi

Un credit comercial sau furnizor este instrumentul esențial pentru afacerea ta, dacă dorești să te extinzi pe noi piețe și mai ales să stabilești relații comerciale pe termen lung cu clienții tăi.

Ce înseamnă să acorzi credit comercial?

Oferind credit comercial, afacerea ta își asumă finanțarea activității clienților parteneri de afaceri, acordând acestora posibilitatea să plătească facturile la un moment dat, diferit de data emiterii facturii.

Este de preferat ca atunci când decizi să acorzi un termen de plată unui client să îl fi analizat în prealabil din punct de vedere financiar și reputațional.

În principiu, acordarea termenelor de plată se negociază cu clientul respectiv, iar condițiile negocierii pot fi menționate într-un contract de creditare pe care îl vei întocmi între firma ta și firma pentru care acorzi termenul de plată. Se poate să nu închei un contract, și să consideri negocierea verbală menționând pe factură care este termenul de plată (scadența facturii).

Totuși, pentru protecția afacerii tale, în cazul în care clientul nu va plăti factura și vei dori să recuperezi sumele datorate, amiabil sau pe cale legală, este preferabil să semnezi un contract de creditare (colaborare).

Acceptând să oferi credit comercial îți asumi o serie de riscuri, dar aplicând modalitățile corecte de acordare și administrare poți să înregistrezi creșteri ale vânzărilor, fără să apelezi la alte tehnici de vânzare (de exemplu: la reduceri de prețuri atunci când trebuie să-ți micșorezi stocurile)

Când decizi să acorzi credit comercial trebuie să fii atent ce sumă și pentru ce perioadă o vei face și la profilul clienților cărora dorești să le acorzi termene de plată. În paralel cu acestea, este important să înțelegi cum îți va afectata această amânare a încasărilor cash-flow-ul și cum va face față afacerea ta problemelor de lichiditate, dacă acestea vor apărea.

Riscul de lichiditate trebuie analizat în comparație cu beneficiile aduse asumarea unui astfel de risc, adică având în vedere posibilitatea creșterii cifrei de afaceri și implicit a competitivității afacerii tale.

Cum evaluezi clienții când dorești să le acorzi credit comercial?

Pentru a avea o afacere profitabilă trebuie să găsești parteneri de afaceri în care poți avea încredere că își vor respecta angajamentele asumate în raport cu afacerea ta. Astfel, dacă livrarea bunurilor sau serviciilor vândute este obligația ta, plata acestora în termenii și la scadența agreate de comun acord le revine clienților tăi.

Pentru a avea rezultatele scontate în ceea ce privește încasarea facturilor, trebuie să te asiguri că partenerii tăi de afaceri, clienții cărora le-ai livrat bunuri sau servicii, au capacitatea de plată pe termen mediu și scurt.

Aici intervine evaluarea clienților, atât din punct de vedere etic cât și din punct de vedere financiar. Din punct de vedere etic, pentru că pot fi agenți economici care dețin resurse financiare, dar care din diverse motive, nu respectă etica în afaceri și preferă să nu mai plătească sumele datorate. Din punct de vedere economic, trebuie analizată solvabilitatea pe termen mediu și lung, adică capacitatea acestora de a-și onora din punct de vedere financiar obligațiile de plată la termenele convenite.



Etapele evaluării clienților pentru acordarea unui credit comercial

Atunci când faci evaluarea clienților pentru a stabili dacă este sigur să le oferi un credit comercial (să accepți plata facturilor la un anumit termen) trebuie să analizezi informațiile legate direct de clienți (date despre administrator, comportamentul în piață, forma de organizare, date financiare etc), versus modul în care acordarea unui termen de plată îți va afecta afacerea. Pe baza unei astfel de analize vei putea adopta o strategie de creditare specifică fiecărui client.

Totodată, pot exista situații în care să accepți acordarea unui credit comercial clienților noi fără a face în prealabil verificările necesare. De exemplu, pentru clienții noi care efectuează comenzi mici poți oferi o limită de valoare mică, pe termen scurt – de exemplu 7 zile) pentru început, pentru a vedea cum evoluează relația comercială, în eventualitatea acordării unei limite mai mari, stabilită după efectuarea unei analize complete.

1. Obține informații despre clienții tăi

Realizează câte o fișă cu informații despre fiecare client pentru care dorești să acorzi plăți la termen. Fișa ar trebui să conțină minim următoarele informații:

DATE GENERALE

  • Numele complet al firmei
  • Numele complet al administratorilor
  • Detaliile de contact ale administratorilor
  • Forma de organizare a firmei (SRL, SA, PFA etc)
  • Date înregistrare Registrul Comerțului
  • Cod TVA
  • Nume persoana care face comenzi
  • Detalii contact
  • Adresa de facturare
  • Adresa de livrare (dacă diferă de adresa de facturare)
  • Informații bancare

2. Analizează informațiile financiare

Firmele care doresc să facă afaceri cu tine nu ar trebui să ezite să-ți ofere informații financiare care te pot ajuta să determini capacitatea lor de a plăti produsele sau serviciile facturate și livrate.

Pentru a evalua situația financiară a unei firme, trebuie să soliciți și să revizuiești situațiile financiare (bilanțul contabil, balanța de verificare și situația fluxurilor de numerar), din care ar trebui să verifici cel puțin informațiile de mai jos:

DATE FINANCIARE

  • Cifra de afaceri
  • Sumele deținute în conturi la bănci
  • Numerar
  • Creanțe
  • Datorii la bănci (termen scurt și lung)
  • Datorii la furnizori (termen scurt și lung)
  • Stocuri
  • Capital
  • Total Venituri
  • Total Cheltuieli
  • Profit

Cel mai bine ar fi să poți compara cifrele de mai sus pe cel puțin două perioade similare, pentru a te asigura că firma are o situație financiară bună, constantă, că este lichidă și solvabilă.

O firmă este lichidă dacă își poate achita datoriile pe termen scurt, iar solvabilitatea firmei se referă la capacitatea acesteia de a face fața datoriilor pe o perioada mai lunga de timp

3. Calculează raportul total datorii /total venituri al clienților cărora le vei acorda credit comercial

Pentru a determina capacitatea de plată la termen a unui client trebuie să determini raportul datoriilor versus venituri, pentru a vedea cât din datoriile firmei sunt acoperite de venituri, adică pentru a vedea dacă acest client are suficiente încasări din care să-și asigure banii necesari plății datoriilor. Dacă raportul este subunitar (venituri mai mari decât datorii) atunci  firma își poate acoperi plata datoriilor din veniturile realizate.

Află din situațiile financiare plățile lunare ale datoriilor și împarte-le la veniturile lunare brute. Cu cât valoarea raportului este mai mică, cu atât mai bine, dar trebuie să ții cont de faptul că acesta poate varia în funcție de industrie.

4. Cere referințe

Înainte să iei o decizie cu privire la acordarea creditului comercial, solicită referințe de la banca acestuia sau de la furnizorii care care îi acordă deja credit comercial:

  • Cere o scrisoare de bonitate sau confort de la banca clientului
  • Întreabă alți furnizori pentru ce perioadă au acordat creditul comercial
  • Care a fost limita creditului comercial pe care furnizorii au acordat-o clientului;
  • De câte ori a întârziat clientul respectiv la plată
  • Când a fost ultima achiziție a clientului
  • Verifică comportamentul de plată al anumitor clienți pe site-uri de genul Confidas

5. Informează-ți clienții cu privire la decizia luată

După ce ai luat o decizie cu privire la acordarea sau nu a unui credit comercial, este recomandat să-ți informezi clienții în scris cu privire la decizia ta.

Pe clienții cărora ai decizi să le acorzi credit comercial, informează-i cu privire la următoarele aspecte :

  • Limita de credit
  • Perioada termenului de plată
  • Condițiile de acordare a termenelor de plată
  • Penalizările de întârziere și orice alte condiții implicite (de exemplu anularea limitei de credit sau încetarea raporturilor comerciale, sau cererea executării unor garanții etc)
  • Orice alți termeni și condiții

6. Semnează un contract

Pentru a fi sigur că toate condițiile negociate și aprobate sunt corect înțelese de ambele părți, dar și că în eventualitatea neîncasării vei avea un document opozabil, pe baza căruia îți vei putea construi strategia de recuperare a datoriilor, ar fi bine să semnezi un contract cu clienții cărora le acorzi un credit comercial.

Pentru aceasta, apelează la o firmă de avocatură pentru a-ți întocmi un contract cadru, general, pe care să-l poți utiliza în toate cazurile (adaptându-l pentru fiecare client) sau, dacă vrei, roagă firma de avocatură să iți întocmească un contract personalizat pentru fiecare client.

Indiferent de cum vei proceda, nu uita să incluzi în contract toate condițiile pe care le-ai comunicat în prealabil clientului, iar după semnare și intrarea în vigoare a contractului, nu uita să urmărești respectarea termenilor contractuali.

Pentru a-ți asigura recuperarea sumelor, în eventualitatea neplății, ai nevoie să documentezi toate comunicările care au legătură cu acel contract. Astfel, orice ai de comunicat, comunică în scris, clar, cu antetul firmei tale și semnat de persoanele împuternicite de la tine din firmă.

7. Monitorizează creditul comercial

Pentru a te asigura că relația cu clienții cărora le-ai acordat credit furnizor respectă condițiile contractuale, ar fi bine să monitorizezi evoluția respectivelor conturi. Urmărește dacă înregistrează întârzieri la plată, dacă le-a scăzut volumul comenzilor, care este situația generală a clientului respectiv (dacă întâmpină greutăți în activitatea de zi cu zi, s-a schimbat proprietarul, a făcut investiții mari etc).

Dacă observi orice problemă care poate conduce la o pierderi pentru tine, ia măsuri urgente, pentru a minimiza orice risc de neplată:

  • Ia legătura cu firme specializate care te pot ajuta să recuperezi sumele restante
  • Ia legătura direct cu clientul respectiv
  • Regândește relațiile contractuale dacă observi un declin al activității clientului



Cum stabilești limita creditului comercial?

Creditul comercial se acordă, de obicei, pe termen scurt, scadențele fiind intre 30 și 90 de zile. Atunci când începi o relație nouă cu un client setează pentru creditul comercial limite scurte, cu valori mici.

Facturile cu termene de plată scurte sunt, în general, achitate la timp, oferindu-ți posibilitatea de a-ți recupera banii mai devreme, în comparație cu facturile cu termene de plată lungi, de 3-4 săptămâni.

Chiar dacă este preferabil să acorzi termene de plată scurte, în cazul clienților vechi, care rulează sume și volume mari de marfă și care au dovedit că își plătesc facturile la timp, poți negocia termene de plată mai lungi, cu atenta monitorizare a situației contului lor.

Urmărește atent comportamentul clienților cărora le acorzi credit comercial, deoarece nerespectarea termenelor de plată poate duce deseori la acumularea unor debite importante, foarte greu de recuperate. Creditul furnizor generează în foarte multe cazuri insolvența, dacă nu este atent acordat.

CE SĂ FACI ÎN CONTIUARE

Citește și:

Debitorii Firmei – Cum Administrezi Relația Cu Aceștia?