Indicatorii de performanta (KPIs) sunt instrumente de monitorizare a rezultatelor, utile oricarei companii indiferent de stadiul de dezvoltare. Corect stabiliti si intelesi, acestia iti pot oferi o imagine cuprinzatoare a performantelor si trendurile pe care le inregistreaza afacerea ta.
Poti folosi indicatori de performanta atat pentru a identifica potentialele probleme cat si pentru a masura progresul pe termen mediu si scurt al afacerii in general sau doar a unei anumite parti a acesteia.
Exista multi indicatori de performanta, valabili pentru intreaga afacere sau specifici anumitor arii de activitate si pot fi analizati in multe moduri, in functie de tipul de informatie pe care vrei sa-l accesezi.
Pentru a putea stabili de ce indicatori de performanta ai nevoie pentru a obtine informatii exacte si utile, trebuie sa incepi prin a intelege exact pe ce activitati se bazeaza afacerea ta, cum functioneaza aceastea si cum sunt realizate veniturile respectiv profiturile. Analizeaza toate produsele sau serviciile pe care le oferi si identifica-le pe acelea care fac ca afacerea ta sa aiba succes sau dimpotriva.
Dupa ce ai identificat aspectele cele mai profitabile si pe cele care au nevoie de atentia ta, poti stabili ce indicatori trebuie sa urmaresti periodic pentru a te asigura ca vei inregistra progresele propuse.
Pentru a-ti realiza propria matrice a indicatorilor de performanta, specifici afacerii tale, trebuie sa determini urmatoarele aspecte:
- Obiectivele afacerii tale;
- Intervalul de timp pentru realizarea acestora si
- Indicatorii de performanta care iti vor indica stadiul de realizare a obiectivelor stabilite.
1. Cum definim indicatorii de performanta (KPIs)
Indicatorii de performanta pot fi definiti ca fiind acei indicatori pe baza carora poti evalua in ce masura rezultatele afacerii tale se inscriu in intervalele pe care tu le consideri profitabile si eficiente, tinand cont de obiectivele strategice pe care ti le-ai propus.
Poti utiliza Indicatori de performanta pentru masurarea rezultatelor afacerii tale, in orice arie de activitate, de la management pana la angajamentul clientilor pe site. Dar, cel mai important aspect este ca acestia sa fie analizati periodic – probabil pentru cei mai multi evaluarea lunara este obligatorie – si comparati cu intervalele similare din trecutul ale afacerii tale sau cu rezultatele similar ale concurentilor din industrie.
2. Ce indicatori de performanta ar trebui monitorizati?
Indicatorii de performata pe care ii poti monitoriza sunt cei:
- Financiari (cum ar fi profitul, marja de profit, rata de creștere a veniturilor etc ) sau
- Nefinanciari (cum ar fi satisfacția clientului, rata de retenție a angajaților, eficiența proceselor etc ).
In acelasi timp, setul de indicatori de performanta pe care alegi sa-i urmaresti va fi compus din doua parti:
- Indicatori generali (pe care orice afacere ar trebui sa-i urmareasca) si
- Indicatori specifici afacerii tale, care iti vor indica evolutia afacerii, in functie de scopurile pe care ti le-ai propus prin planul de afaceri sau prin strategia asumata.
Este clar ca nu poti sa urmaresti toti indicatorii de performanta care pot rezulta din afacerea ta. Daca alegi o lista prea mare de indicatori poti sa pierzi din vedere aspectele cu adevarat importante.
Astfel, cand determini ce KPIs trebuie sa urmaresti, este important sa ai in vedere urmatoarele aspecte:
- Obiectivele afacerii tale – astfel vei stii ce indicatori sunt importanti si care iti pot oglindi in detaliu gradul de indeplinire a tuturor obiectivelor afacerii;
- Stadiul de dezvoltare a afacerii – daca afacerea ta este la inceput de drum este important sa stii cat cash genereaza, adica sa fii la curent cu cash-flow-ul; aca afacerea ta este mai matura, poti urmari indicatori mai sofisticati, cum ar fi pozitia pe piata sau gradul de retentie a personalului;
3. Etapele alegerii indicatorilor de performanta
Cand determini ce indicatori de performanta iti sunt necesari, este de dorit sa tii cont de faptul prin calcularea lor, acestia trebuie sa-ti usureze munca si sa te ajute in procesul de luare a deciziilor.
Pasul 1 – Indicatori de performanta S.M.A.R.T.
Utilizeaza conceptul S.M.A.R.T. pentru definirea indicatorilor de performanta pentru a-ti construi un sistem de masurare a performantei clar, obiectiv și eficient.
S.M.A.R.T. este un acronim utilizat in managementul performantei care se refera la criteriile pe care trebuie sa le indeplineasca un obiectiv sau un indicator de performanta pentru a fi considerat realist si eficient.
Adica sa fie:
S – Specifici = Indicatorii trebuie sa fie clar definiti si precisi
Trebuie sa ai in vedere sa stabilesti pentru fiecare arie de activitate pe care doresti sa o monitorizezi indicatori de performanta foarte bine definiti si clar stabiliti.
M – Masurabili (Cuantificabili) = Indicatorii trebuie sa poata fi masurati intr-un mod concret și obiectiv
Asigura-te ca indicatorii stabiliti pot fi masurati, astfel incat sa poti evalua progresul din aria de activitate monitorizata
A – Accesibili (Fezabili) = Indicatorii trebuie sa fie realizabili in cadrul resurselor si limitelor disponibile
Cand realizezi matricea indicatorilor de performanta asigura-te ce cei selectati pentru monitorizare sunt realisti si pot fi realizati cu resursele disponibile
R – Relevanti = Indicatorii trebuie sa fie relevanti pentru scopurile si obiectivele afacerii tale
Asigura-te ca indicatorii sunt relevanti pentru scopul general al afacerii sau al ariei de activitate pe care o monitorizezi
T – Termen de finalizare stabilit = Indicatorul trebuie sa aiba un termen limita clar stabilit
Trebuie sa stabilesti perioade clare pentru calcul, monitorizare si comparare, astfel incat toti indicatorii de perfomanta selectati sa aiba sens si sa te conduca spre decizii de management inspirate si corecte.
! sistemul S.M.A.R.T. poate fi utilizat in mai multe domenii, mai ales atunci cand stabilesti obiectivele afacerii !
Pasul 2 – Evaluarea activitatilor de baza ale afacerii
O buna modalitatea de a evalua performanta afacerii este sa analizezi toate operatiunile pe care le desfasori. Realizeaza o lista cu toate activitatile de baza, cu toate produsele sau serviciile oferite si identifica care este principalul factor care le determina succesul (sau nu).
Pentru a evalua fiecare arie de activitate a facerii tale, incearca sa raspunzi obiectiv intrebarilor de mai jos:
- Raspunde afacerea mea corect si in totalitate nevoilor clientilor?
- Cum influenteaza acest fapt performantele afacerii mele?
- Ce indicatori imi pot indica trendul acestei situatii?
- Cat de des trebuie sa analizez situatia acestor indicatori pentru a avea o imagine corecta despre modului in care afacerea mea este influentata de acea activitate in mod particular?
- Care produse sau servicii performeaza cel mai bine si care nu se vand? Ce vanzari genereaza? Care este marja de profit pe care o inregistrezi in fiecare caz? Ia masurile necesare pentru imbunatatirea situatiei (daca se mai poate) sau pur si simplu alege sa renunti la cele care nu performeaza;
- Care sunt motivele pentru care afacerea mea are probleme? Verifica politicile de pret, serviciile post-vanzare, calitatea produselor etc si schimba acolo unde este nevoie. Propune-ti un interval pentru remedierea problemelor, impreuna cu stabilirea unui interval de monitorizare a evolutiei lor;
Pasul 3 – Alege indicatori de performanta de care ai nevoie
Dupa ce ai raspuns la toate intrebarile de mai sus si ai determinat ce activitati doresti sa urmaresti pentru a-ti asigura cresterea afacerii sau pentru a imbunatati anumite aspecte mai putin bune, poti utiliza unul sau toti indicatorii listati mai jos. Realizează o matrice a acestora si urmareste lunar, trimestrial, semianual si anual progresele acestora. Compara rezultatele intre ele si cu situatia industriei, daca poti, pentru a vedea unde se situeaza afacerea ta:
Indicatori de performanta specifici vanzarilor:
- Numarul de clienti recurenti
- Vanzarile generate de clientii recurenti
- Numarul de produse returnate
- Valoarea totala al retururilor
- Numarul reclamatiilor facute de clienti
- Perioada de timp necesara onorarii unei comenzi
- Produsele cu cele mai bune review-uri
- Costul de achizitie a clientilor
- Gradul de satisfactie a clientilor
Indicatori de performanta financiari
- Venitul net
- Profitul brut
- Profitul net
- Marja bruta de profit
- Marja neta de profit
- Lichiditatea (quick ratio)
Indicatori de performanta specifici afacerilor on-line
- Rata de conversie
- Sesiuni inregistrate in site
- Traficul pe site
- Social media engagement
- Cheltuieli cu promovarea
- Numarul de comenzi valide
- Valoarea medie a comenzii
Indicatori de performanta specifici resurselor umane
- Rata de retentie a angajatilor
- Satisfactia angajatilor
- Absenteismul
- Profitul per angajat
- Productivitatea per angajat
Poti utiliza toti indicatorii de mai sus sau doar pe cei pe care ii consideri reprezentativi pentru afacerea ta, in functie de stadiul si particularitatile ei. Oricum decizi, pentru a putea urmari evolutia acestora, este bine sa realizezi un tabel in Excel in care se notezi rezultatele obtinute lunar. Astfel vei putea avea o intelegere totala, putand sa actionezi acolo unde este nevoie.
Chiar daca ai stabilit lista indicatorilor pe care doresti sa-i monitorizezi, provocarea este sa fii sigur ca indicatorii selectati te vor ajuta intr-adevar sa iti dezvolti afacerea.
4. Cum utilizezi indicatorii de performanta?
Asa cum am mai aratat in acest articol, indicatorii de performanta iti pot oferi o modalitate directa de a-ti evalua starea de sanatate a afacerii.
Acestia te pot ajuta sa intelegi ce actiuni trebuie sa intreprinzi pentru a obtine performanta dorita.
Pentru a te asigura ca ii utilizezi pe cei potriviti, trebuie ca acestia sa tina cont de strategia si de obiectivele pe care le-ai stabilit pentru afacerea ta.
Este necesar sa te bazezi pe indicatori pe care ii poti obtine periodic si care iti sunt la indemana, pentru a avea acces facil la toate informatiile necesare, in raport cu obiectivele strategice. De asemenea, este important sa te asiguri ca te concentrezi pe acei indicatori de performanta care corespund necesitătilor specifice afacerii tale.
Indicatorii de performanta pe care ii vei alege ar trebuie sa iti permita sa monitorizezi principalele arii ale afacerii tale si sa gasesti raspunsuri la urmatoarele intrebari:
- Cum raspunde afacerea mea nevoilor clientilor?
- Cum pot reduce costurile pentru a creste profitabilitatea?
- Cum pot creste vanzarile?
- Ce pot face pentru a imbunatati productivitatea?
Pentru a fi eficient ar trebui sa realizezi un set minim de indicatori, dar cu adevărat semnificativi. Acestia te vor ajuta sa obtii mai multa claritate cu privire indeplinirea obiectivelor pe care le-ai stabilit pentru afacerea ta facilitandu-ti luarea mai usoara a deciziilor.
Dupa ce ai stabilit ce indicatori de performanta sunt potriviti pentru afacerea ta, trebuie sa stabilesti care sunt valorile de referinta cu care il compari pe fiecare in parte.
Pentru a avea control si intelegere deplina despre situatia economica si nu numai a afacerii tale, incearca sa faci din urmarirea indicatorilor de performanta o activitatea obligatorie, recurenta, pe care sa o faci la fiecare sfarsit de luna.
Completeaza matricea indicatorilor de performanta (personalizeaz-o conform specificului afacerii tale) si actualizeaza informatiile cel putin lunar, dupa ce ai discutat si cu contabilul tau.
CE SA FACI IN CONTINUARE
Citeste si:
10 Rezoluții La Inceput De An Pentru Dezvoltarea Afacerii
Strategia De Pret – 10 Metode Adecvate Afacerilor Mici
