E-Factura și Obligații Fiscale în 2025

Anul 2025 găsește România într-o etapă avansată a transformării digitale a administrației fiscale, având sistemul național de facturare electronică, RO e-Factura, ferm ancorat în practicile de afaceri cotidiene. Ceea ce a început ca o inițiativă pentru transparentizarea achizițiilor publice și combaterea fraudei în sectoarele cu risc fiscal ridicat s-a transformat într-o obligație generalizată pentru tranzacțiile între companii (B2B).

În 2025, e-Factura nu mai este o opțiune, ci coloana vertebrală a conformității fiscale în relațiile comerciale B2B, impunând un set clar de obligații pentru toate entitățile economice stabilite în țară.

E-Factura în 2025 este Obligatorie și Standardizatǎ

După etapele de implementare graduală din anii precedenți – obligativitatea raportării în sistem pentru toate tranzacțiile B2B începând cu 1 ianuarie 2024 și, crucial, obligativitatea transmiterii facturilor exclusiv prin RO e-Factura ca singură cale legală de comunicare fiscală între partenerii B2B stabiliți în România (începând, în general, cu 1 iulie 2024) – anul 2025 reprezintă perioada de consolidare și operare matură a sistemului.

Principala caracteristică a anului 2025 este că factura electronică în format XML standardizat, transmisă prin Spațiul Privat Virtual (SPV) și validată de sistemul ANAF (purtând sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor), este considerată singurul document original cu valoare fiscală pentru tranzacțiile B2B supuse obligativității. Trimiterea unui PDF pe email sau a unei facturi tipărite nu mai îndeplinește cerințele legale pentru aceste operațiuni, cu excepția cazurilor specifice prevăzute de lege (ex: tranzacții cu entități nestabilite în România, anumite operațiuni B2C etc.).

Obligații Fiscale Fundamentale în Contextul e-Factura (2025)

Pentru agenții economici din România, adaptarea la RO e-Factura se traduce în următoarele obligații fiscale și operaționale esențiale:

Emiterea Exclusivă prin RO e-Factura:

Orice factură emisă pentru o livrare de bunuri sau prestare de servicii către o altă entitate impozabilă stabilită în România trebuie generată în formatul XML specific RO e-Factura și transmisă în sistem prin SPV. Nerespectarea acestei obligații de către furnizor atrage sancțiuni. Termenul de transmitere rămâne, de regulă, de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul limită pentru emiterea facturii conform Codului Fiscal.

Recepția Exclusivă prin RO e-Factura:

Companiile (clienții) au obligația de a se asigura că primesc facturile aferente achizițiilor B2B de la furnizori stabiliți în România exclusiv prin sistemul RO e-Factura (descărcate din SPV). Acesta este un aspect critic, deoarece condiționează un drept fundamental.

Deductibilitatea Condiționată:

Cea mai importantă obligație fiscală indirectă pentru beneficiar este legată de dreptul de deducere. Începând cu momentul obligativității generale a transmiterii (iulie 2024/date ulterioare specifice), doar facturile B2B primite prin sistemul RO e-Factura conferă drept de deducere a TVA și a cheltuielii aferente la calculul impozitului pe profit. Primirea facturii în alt format (ex: PDF pe email) pentru o tranzacție supusă obligativității e-Factura duce la pierderea dreptului de deducere, transformând costul TVA și cheltuiala în elemente nedeductibile fiscal.

Utilizarea Sistemelor Conforme:

Este obligatorie utilizarea unor soluții software capabile să genereze fișierul XML conform standardului ANAF și să interacționeze cu SPV pentru transmitere și recepție. Fie că este vorba de aplicația gratuită a ANAF sau de sisteme ERP/de facturare integrate, conformitatea tehnică este esențială.

Managementul Accesului la SPV:

Companiile trebuie să dețină un certificat digital calificat valid și să asigure accesul constant și securizat la SPV pentru a putea opera în sistemul e-Factura.

Arhivarea Electronică:

Facturile XML primite și emise prin RO e-Factura, împreună cu mesajele de validare/respingere și sigiliul electronic al Ministerului de Finanțe, trebuie arhivate în format electronic conform prevederilor legale privind arhivarea documentelor electronice, pentru perioada stabilită de lege.

Asigurarea Corectitudinii Datelor:

Chiar dacă sistemul efectuează validări automate, responsabilitatea finală pentru corectitudinea și realitatea datelor înscrise în factură (identificare parteneri, descriere bunuri/servicii, cantități, prețuri, cote TVA etc.) aparține în totalitate emitentului.

Ce Faci Când Îți Deschizi O Afacere?

A începe o afacere în România în 2025, în contextul RO e-Factura, înseamnă că trebuie să integrezi acest sistem în planificarea și operațiunile tale încă de la bun început.

Iată ce trebuie sǎ faci:

1. Obligativitate Imediată (pentru B2B):

Dacă afacerea ta va avea tranzacții cu alte firme (B2B), nu există perioadă de tranziție. Din prima zi, vei fi obligat să emiți și să primești facturile pentru aceste tranzacții exclusiv prin sistemul RO e-Factura via SPV.

2. Necesitatea unui Sistem Conform:

Încă din faza de planificare, trebuie să decizi cum vei gestiona facturarea electronică:

• Vei folosi aplicația gratuită a ANAF?
• Vei achiziționa un software de facturare/ERP care este deja compatibil cu RO e-Factura și SPV? Acesta devine un cost și o decizie tehnologică de luat de la început.

3. Obținerea Certificatului Digital:

Pentru a accesa SPV (Spațiul Privat Virtual) și a folosi RO e-Factura, ai nevoie de un certificat digital calificat. Obținerea acestuia este unul dintre primii pași administrativi.

4. Procese de Afaceri Adaptate:

Trebuie să îți gândești fluxurile de lucru interne pentru:

• Vânzări: Cum generezi rapid fișierul XML corect și cum îl transmiți în SPV în termenul legal de 5 zile lucrătoare.
• Achiziții: Cum monitorizezi SPV pentru a descărca facturile de la furnizori, deoarece doar acestea îți vor permite deducerea TVA și a cheltuielilor. Nu te poți baza pe facturi primite pe email pentru deducere în relația B2B.

5. Impact Financiar:

Faptul că deductibilitatea depinde de primirea facturii prin SPV poate influența cash-flow-ul și relația cu furnizorii. Trebuie să fii vigilent în a primi documentele corect.

6. Conformitate și Risc:

Trebuie să te asiguri că datele introduse în facturi sunt corecte și complete conform cerințelor ANAF. Erorile pot duce la respingerea facturilor sau la probleme ulterioare. Nerespectarea regulilor atrage amenzi și, mai grav, riscul nedeductibilității pentru clienții tăi (dacă nu emiți corect) sau pentru tine (dacă nu primești corect).

Pe scurt, în 2025, RO e-Factura este o componentă fundamentală a infrastructurii administrative și fiscale pe care trebuie să o construiești pentru noua ta afacere în România, în special dacă activezi în zona B2B.

Cum obții un certificat digital

Obținerea unui certificat digital calificat în România implică parcurgerea câtorva pași și interacțiunea cu un furnizor de servicii de certificare acreditat. Iată procesul general:

1. Alegerea unui Furnizor Acreditat:

Certificatul digital calificat nu este emis de ANAF, ci de firme private autorizate ca Furnizori de Servicii de Certificare (PSC – Prestator de Servicii de Certificare). Câțiva dintre cei mai cunoscuți furnizori acreditați în România sunt certSIGN, DigiSign, Trans Sped. Poți consulta lista completă și actualizată pe site-urile autorităților relevante (de exemplu, Autoritatea pentru Digitalizarea României – ADR, deși ANAF poate avea și ea o listă pe site-ul propriu).

2. Completarea Cererii:

Accesează site-ul furnizorului ales și completează cererea online pentru emiterea unui certificat digital calificat. Va trebui să furnizezi datele tale de identificare și, dacă certificatul este pentru o firmă, datele firmei (CUI, etc.).

3. Pregătirea Documentelor:

De obicei, vei avea nevoie de:

• Actul de identitate (original și/sau copie).
• Pentru firme: Certificatul de Înregistrare (CUI) și, posibil, alte documente statutare sau o împuternicire dacă nu ești administratorul legal. Cerințele exacte variază ușor între furnizori.

4. Validarea Identității:

Acesta este un pas crucial. Furnizorul trebuie să îți verifice identitatea. Acest lucru se poate face în mai multe moduri, în funcție de furnizor:

5. Plata Taxei:

Emiterea certificatului implică un cost. Acesta variază în funcție de furnizor și de perioada de valabilitate a certificatului (de obicei 1, 2 sau 3 ani). Plata se face conform instrucțiunilor furnizorului (online, transfer bancar etc.).

6. Primirea Dispozitivului și Instalarea:

După validarea identității și confirmarea plății, vei primi:

• Dispozitivul criptografic (token USB sau smartcard): Pe acesta este stocat certificatul tău digital.
• Codurile PIN și PUK: Esențiale pentru utilizarea certificatului.
• Instrucțiuni și software (drivere): Va trebui să instalezi pe computerul tău software-ul specific furnizorului pentru ca dispozitivul și certificatul să fie recunoscute de sistemul de operare și de aplicații (inclusiv cele necesare pentru SPV).

7. Înregistrarea la ANAF (în SPV):

După ce ai certificatul funcțional, următorul pas este să îl folosești pentru a te înregistra sau autentifica în Spațiul Privat Virtual pe site-ul ANAF. Acolo vei urma procedura specifică ANAF pentru înrolarea certificatului digital.

Pe scurt: Alegi un furnizor -> Completezi cererea online -> Pregătești actele -> Te identifici (fizic sau online) -> Plătești -> Primești token-ul/certificatul și instalezi driverele -> Te înregistrezi cu el în SPV la ANAF.

Este recomandat să consulți direct site-urile furnizorilor acreditați pentru a vedea pașii exacți, documentele necesare și costurile actualizate.

Concluzie

În concluzie, anul 2025 confirmă RO e-Factura ca fiind un element central și indispensabil al peisajului fiscal și de afaceri din România. Depășind stadiul de noutate legislativă, a devenit o componentă operațională curentă, cu reguli și consecințe clare. Pentru companii, navigarea cu succes în acest mediu digitalizat presupune nu doar deținerea tehnologiei adecvate, ci și o înțelegere profundă a obligațiilor fiscale asociate, în special a condiționării dreptului de deducere de primirea facturilor prin canalul oficial electronic. Conformitatea riguroasă cu cerințele e-Factura este, așadar, esențială pentru sustenabilitatea și corectitudinea fiscală a oricărei afaceri în România anului 2025.