Cum Incepi O Firma de Organizare Evenimente

Pași Esențiali Pentru Înființarea Unei Firme De Organizare Evenimente

Deținerea unei firme de organizare evenimente vine cu numeroase avantaje și satisfacții. Poți lucra într-un domeniu creativ si dinamic, poți interacționa cu oameni interesanți si poți face parte din momente speciale din viața clienților tăi. De asemenea, ai posibilitatea de a-ți construi propria afacere și de a avea libertatea și flexibilitatea de a-ți organiza programul de lucru.

Organizarea evenimentelor este o industrie dinamica si plina de satisfactii care atrage multi antreprenori creativi si entuziasti. Daca te gandesti sa incepi propria ta firma de organizare evenimente, acest articol iti va oferi toate informatiile necesare pentru a-ti incepe aceasta calatorie de succes. Vom explora pas cu pas procesul de infiintare, administrare si dezvoltare a unei astfel de afaceri, oferindu-ti sfaturi practice si perspective valoroase. Indiferent daca vrei sa organizezi nunti, petreceri corporate sau evenimente speciale, acest ghid complet iti va fi de folos in construirea afacerii tale de organizare evenimente.

Inainte sa incepi afacerea de organizare evenimente

Pentru a incepe afacerea de organizare evenimente, este important sa parcurgi anumite etape cheie. Aceasta este etapa in care poti pune bazele unei afaceri solide si sustenabile:

❯ Defineste viziunea si obiectivele afacerii

Incepe prin a-ti clarifica viziunea si obiectivele pentru afacerea de organizare evenimente. Ce tipuri de evenimente vrei sa organizezi? Care este publicul tinta? Cum vrei sa te diferentiezi pe piata? Aceste intrebari te vor ajuta sa-ti conturezi directia si sa-ti stabilesti obiectivele pentru viitoarea ta afacere.

Pentru a-ti defini viziunea si obiectivele, gandeste-te la pasiunea ta pentru organizarea evenimentelor si la modul in care vrei sa aduci bucurie si amintiri de neuitat clientilor tai. Fii clar cu privire la valorile pe care vrei sa le promovezi si la serviciile pe care le vei oferi.

❯ Realizeaza unu studiu de piata

Pentru a intelege mai bine piata si potentialii clienti, este esential sa efectuezi un studiu de piata detaliat. Afla care sunt nevoile si preferintele clientilor din zona ta geografica, analizeaza concurenta si identifica oportunitatile de piata.

Studiul de piata te va ajuta sa iei decizii informate cu privire la segmentul de piata in care iti vei concentra activitatea. Vei determina ce tipuri de evenimente sunt populare, care sunt tendintele actuale si ce cerere exista pentru serviciile de organizare evenimente.

❯ Creaza un plan de afaceri

Un plan de afaceri bine structurat este fundamentul pentru succesul oricarei afaceri. In acest document vei detalia aspecte precum structura afacerii, serviciile oferite, strategia de marketing, analiza financiara si multe altele. Planul de afaceri te va ajuta sa-ti clarifici directia si sa-ti organizezi activitatile in mod eficient.

Planul de afaceri te va ajuta sa-ti ghidezi eforturile, sa le urmaresti gradul de indeplinire. Daca doresti sa contractezi un imprumut bancar, va oferi creditorilor informatiile de care acestia au nevoie pentru a decide daca iti finanteaza sau nu afacerea. 

❯ Inregistreaza firma si obtine toate autorizatiile necesare

Pentru a opera legal, va trebui sa-ti inregistrezi firma si sa obtii autorizatiile necesare. Poti sa o faci singur sau sigur. Daca vrei sa fii sigur ca ai toate documentele, autorizatiile, avizele etc in regula, apeleaza la un avocat sau un specialist in domeniu pentru a te asigura ca indeplinesti toate cerintele legale si administrative. Acest pas este crucial pentru a evita problemele juridice pe viitor.

In procesul de inregistrare, vei alege forma juridica potrivita pentru afacerea de organizare evenimente, cel mai bine ar fi sa optezi pentru un SRL. Ar fi bine ca in actul constitutiv sa inregistrezi mai multe coduri CAEN care sa acopere o plaja mai mare de activitati – cod CAEN 8230 si cod CAEN 9329. 

In acest mod vei obtine Certificatul de Inregistrare a firmei, Hotararea Tribunalului Judecatoresc de pe langa Oficiul National al Registrului Comertului si Certificatul Constatator.

De asemenea, va trebui sa obtii autorizatiile specifice, cum ar fi autorizatia de functionare, autorizatii de lamprimarie daca este cazul, DSV daca oferi si servicii de catering, etc.

❯ Identifica resursele si echipamentul necesar

Organizarea evenimentelor implica adesea lucrul cu furnizori, parteneri si echipamente specifice. 

Identifica resursele necesare pentru a-ti desfasura activitatea si stabileste relatii solide cu furnizorii de servicii. Asigura-te ca ai acces la echipamente si instrumente necesare pentru a organiza evenimente de calitate.

Cauta furnizori de servicii, cum ar fi florarii, catereri, DJ-i si formatii, decoratori si fotografi. Stabileste relatii de incredere cu acestia si negociaza contracte avantajoase. De asemenea, asigura-te ca ai echipamentul necesar pentru organizarea evenimentelor, cum ar fi echipamentul de sunet, lumini si mobilier.

Dupa inceperea afacerii de organizare evenimente

Odata ce ai incepu afacerea de organizare evenimente, este important sa o administrezi eficient pentru a-ti maximiza profitabilitatea si pentru a-ti construi o reputatie solida in industrie. Iata cateva sfaturi cheie pentru administrarea afacerii tale:

❯ Realizeaza un portofoliu

Un portofoliu pe care sa il poti prezenta clientilor pentru a-ti demonstra experienta si abilitatile tale in domeniul organizarii evenimentelor este un instrument foarte important pentru a putea convinge clientii potentiali sa lucreze cu tine. Pentru a-ti demonstra experienta si calitatea serviciillor oferite, fotografiaza si documenteaza evenimentele pe care le-ai organizat si adauga-le in portofoliul de prezentare. Acesta va fi o mostra a serviciilor tale si te va ajuta sa atragi noi clienti.

❯ Realizeaza o oferta

Planificarea si scrierea unei oferte atractive care sa cuprinda toate serviciile pe care le oferi, este esentiala pentru a atrage clienti si a obtine contracte. 

Iata cum poti crea o oferta eficienta prin care sa-ti prezinti serviciile si sa atragi clienti care au nevoie de un organizator de evenimente:

Descrie fiecare aspect al serviciilor de organizare evenimente. Mentioneaza tipurile de evenimente pe care le poti organiza, serviciile incluse, durata colaborarii si orice alte detalii specifice, legate de organizarea evenimentelor. Asigura-te ca descrierea este clara, concisa si atrăgătoare pentru potentialii clienti.

Include informații despre structura de preturi si pachetele personalizate pe care le oferi. Menționează prețurile pentru diferite tipuri de evenimente sau servicii suplimentare. Daca oferi pachete personalizate, explica avantajele si opțiunile disponibile. Asigura-te ca prețurile sunt competitive si justificate de calitatea serviciilor oferite.

Fiecare eveniment este unic, iar clienții apreciază o oferta personalizata. Adapteaza oferta in functie de nevoile si preferintele clientului. Menționează aspecte specifice in funcție de eveniment si modul de realizare al acestuia. O oferta personalizată transmite clientului ca-ti pasa de evenimentul lor și esti dedicat sa le oferi cea mai buna experiența.

❯ Stabilește prețurile pentru serviciile de organizare evenimente

Sa ai o politica de preturi echilibrate este cruciala pentru succesul afacerii. Analizează prețurile practicate de concurenta si stabileste-ti tarifele in concordanță cu standardele din industrie, tinand cont de costurile, cheltuielile generale si marja de profit dorita. 

Realizeaza o lista completa, care sa cuprinda toate serviciile oferite, pe care sa o poti prezenta clientilor in orice stadiu al negocierii cu acestia.

Revizuieste in mod regulat preturile pentru a te asigura ca esti competitiv si obtii profitabilitate, luand in considerare si fluctuatiile sezoniere ale cererii.

❯ Construiește relații cu furnizorii si partenerii de afaceri

In domeniul organizarii evenimentelor, colaborarea si mentinerea unor bune relatii cu furnizorii si partenerii de afaceri este esentiala. 

Mentine o comunicare deschisa si transparenta cu acestia si construieste relatii solide pe termen lung. Considera ca furnizorii si partenerii de afaceri fac practic parte din echipa ta de lucru si mentinerea unor bune relatii de colaborare cu acestia, te vei asigura ca evenimentele tale vor putea fi organizate cu succes.

❯ Gestioneazǎ bugetul şi resursele

Stabileste un buget detaliat pentru afacerea ta in general si pentru fiecare fiecare eveniment si urmareste cu atentie cheltuielile si veniturile.

Gestionarea resurselor si a costurilor te va ajuta sa obtii profituri consistente si sa eviti problemele financiare.

Monitorizeaza cu atentie cheltuielile si veniturile pentru fiecare proiect si tine evidenta contabila corecta. Fii atent la costurile ascunse si identifica oportunitati de reducere a costurilor. De asemenea, asigura-te ca aloci resursele necesare pentru a livra servicii de calitate si pentru a satisface nevoile clientilor tai.

❯ Promoveazǎ-ți afacerea

○ Promoveaza-ti firma de organizare evenimente prin intermediul canalelor de marketing potrivite pentru publicul tinta.

○ Folosește rețelele sociale pentru a împărtăși fotografii si povesti de succes ale evenimentelor organizate de tine.

○ Construiește un site profesional si optimizat pentru motoarele de căutare pentru a fi găsit mai ușor de potentialii clienti.

○ Investeste in publicitate locala si participa la targuri si expoziti de nunta sau evenimente pentru a-ti promova serviciile.

○ Asigura-te ca ai un portofoliu atractiv si ca furnizezi servicii de calitate, deoarece recomandările și recenziile pozitive sunt cheia pentru atragerea de noi clienți.

Dezvoltarea afacerii de organizare eveninmente

Pe masura ce afacerea ta creste, va trebui sa te concentrezi pe dezvoltarea si extinderea acesteia pentru a-ti consolida pozitia pe piata. 

Poti utiliza cateva strategii pe baza carora s-au obtinut rezultate bune, atunci cand au fost aplicate de alti antreprenori din aceeasi piata: 

Strategia nr. 1: Diversificarea serviciilor oferite

Ofera o gama larga de servicii pentru a raspunde nevoilor variate ale clientilor. Poti extinde gama de evenimente pe care le organizezi sau poti adauga servicii suplimentare, cum ar fi aranjamentele florale, serviciile de catering sau planificarea lunilor de miere. Diversificarea serviciilor tale va permite sa atragi un numar mai mare de clienti si sa cresti veniturile.

Diversificarea serviciilor pe care le oferi iti poate aduce avantaje competitive si iti poate deschide noi oportunitati de piata. 

Analizeaza cerintele si preferintele clientilor si extinde-ti oferta pentru a le satisface. Fii creativ si dezvolta servicii diferite si speciale,  pentru a te diferentia de concurenta.

Strategia nr. 2: Extinderea retelei de contacte si colaborari

Construieste o retea de contacte puternica si colaboreaza cu alti profesionisti din industrie. 

Participa la evenimente de networking, conferinte sau targuri de nunta pentru a-ti extinde relatiile profesionale. Colaborarea cu alti furnizori si organizatori de evenimente iti poate aduce oportunitati noi si poate duce la cresterea afacerii tale.

Extinderea retelei de contacte iti ofera acces la resurse si cunostinte valoroase. Colaboreaza cu furnizori de servicii complementare, cum ar fi formatii, fotografi si specialisti in decoratiuni, pentru a crea pachete complete si a oferi clientilor solutii integrate. 

Exploreaza posibilitatea de a face parteneriate cu locatii de evenimente, hoteluri sau restaurante pentru a oferi servicii complete de organizare.

Strategia nr. 3: Tehnologizarea si automatizarea proceselor

Tehnologia poate juca un rol important in optimizarea operatiunilor si cresterea eficientei afacerii. 

Investeste intr-un sistem de gestionare a relatiilor cu clientii (CRM) pentru a-ti organiza si monitoriza clientii si proiectele. Automatizeaza procesele repetitive, cum ar fi programarea evenimentelor si facturarea, pentru a economisi timp si a te concentra pe activitati mai strategice.

Înființare, autorizații și avize de funcționare

Pentru a începe o afacere în domeniul organizării de evenimente, târguri și expoziții (cod CAEN 8230) în România, va trebui să parcurgi mai mulți pași și să obții diverse aprobări și autorizații. Procesul poate varia ușor în funcție de forma juridică aleasă (SRL, PFA etc.) și de specificul exact al evenimentelor organizate.

Iată principalele etape și autorizații necesare:

1. Înființarea Firmei la Registrul Comerțului (ONRC):
   • Alegerea formei juridice: Cel mai frecvent se optează pentru Societate cu Răspundere Limitată (SRL) sau Persoană Fizică Autorizată (PFA).
   • Rezervarea denumirii firmei: Se face online sau la ghișeul ONRC.
   • Stabilirea sediului social: Aveți nevoie de un act care să dovedească dreptul de folosință asupra spațiului (contract de închiriere, comodat, act de proprietate). Este posibil să fie necesar acordul vecinilor și al asociației de proprietari dacă sediul este într-un bloc de locuințe.
   • Redactarea Actului Constitutiv: Acesta va include datele de identificare ale asociaților/administratorului, obiectul de activitate (cu codul CAEN 8230 ca obiect principal sau secundar), capitalul social, etc.
   • Depunerea capitalului social: La o bancă comercială.
   • Declarații pe proprie răspundere: Ale asociaților și administratorilor.
   • Specimen de semnătură: Al administratorului.
   • Cazier fiscal: Pentru asociați și administratori.
   • Depunerea dosarului la ONRC: După depunere, veți obține Certificatul de Înregistrare (care conține Codul Unic de Înregistrare – CUI) și Certificatul Constatator care atestă declararea activității CAEN 8230.
2. Autorizații Specifice pentru Activitatea de Organizare Evenimente (CAEN 8230):
   • Autorizația de funcționare de la Primărie: De obicei, este necesară pentru sediul social și/sau punctul de lucru, dacă desfășurați activitate acolo (ex: birou unde primiți clienți). Procedura și denumirea exactă pot varia între primării.
   • Autorizații per eveniment: Aceasta este partea cea mai complexă, deoarece majoritatea autorizațiilor nu sunt pentru firmă în sine, ci pentru fiecare eveniment organizat, în funcție de natura, amploarea și locația acestuia:
     • Aviz/Autorizație de la Inspectoratul pentru Situații de Urgență (ISU): Obligatoriu pentru majoritatea evenimentelor cu public numeros, mai ales în spații închise sau cu structuri temporare. Se verifică planurile de evacuare, dotarea cu mijloace de stingere a incendiilor, etc. Cerințele depind de capacitatea locației și tipul evenimentului.
     • Aviz Sanitar de la Direcția de Sănătate Publică (DSVSA): Necesar dacă evenimentul implică servicii de alimentație publică (chiar dacă sunt furnizate de un subcontractor) sau dacă se desfășoară în condiții ce pot afecta sănătatea publică. De asemenea, locația în sine (sala, pavilionul expozițional) trebuie să aibă autorizație sanitară de funcționare.
     • Autorizație de Mediu de la Agenția pentru Protecția Mediului (APM): Poate fi necesară pentru evenimente mari, în aer liber, care generează zgomot semnificativ sau deșeuri.
     • Acordul/Protocolul cu Primăria locală: Obligatoriu dacă evenimentul se desfășoară pe domeniul public (parcuri, piețe, străzi). Acesta stabilește condițiile de utilizare a spațiului și taxele aferente.
     • Protocol cu Poliția Locală/Națională și/sau Jandarmeria: Necesar pentru evenimente mari pentru asigurarea ordinii publice, gestionarea traficului și securitatea participanților.
     • Licențe de difuzare muzică: Dacă se difuzează muzică ambientală sau au loc concerte/spectacole, aveți nevoie de licențe de la organismele de gestiune colectivă a drepturilor de autor și conexe (ex: UCMR-ADA, CREDIDAM).
     • Autorizații specifice pentru comerț: Dacă în cadrul târgurilor/expozițiilor se desfășoară activități de vânzare, expozanții (sau organizatorul, în funcție de caz) pot avea nevoie de autorizații specifice de la primărie sau alte instituții.
     • Avize pentru construcții temporare: Dacă instalați scene, corturi mari, tribune etc., pot fi necesare avize suplimentare de la primărie (Departamentul Urbanism) și/sau ISU.
3. Alte Aspecte Importante:
   • Verificarea locației: Este esențial ca locația aleasă pentru eveniment (centru de conferințe, sală de evenimente, pavilion expozițional etc.) să dețină deja toate autorizațiile de funcționare necesare (ISU, DSP, Mediu etc.). Responsabilitatea finală în caz de probleme poate reveni și organizatorului.
   • Asigurare: Este recomandat să ai o asigurare de răspundere civilă pentru a acoperi eventuale incidente sau accidente în timpul evenimentelor.
   • Contracte: Asigura-te că ai contracte clare cu clienții, furnizorii (catering, tehnic, artiști etc.) și cu locația.

Consulta un specialist: Având în vedere complexitatea, este foarte util să consulți un avocat sau un consultant specializat în înființări de firme și obținerea autorizațiilor specifice domeniului de activitate.

Contactează autoritățile locale: Ia legătura direct cu Primăria localității unde vei avea sediul/punctul de lucru și unde intenționezi să organizezi primele evenimente, precum și cu ISU, DSP, APM din județul respectiv pentru a afla cerințele exacte și actualizate.

Documenteazǎ-te permanent: Legislația se poate modifica. Fii la curent cu eventualele schimbări legislative care iți pot afecta activitatea.

5 cele mai importante intrebari si raspunsuri pentru a fi un organizator de evenimente de succes 

Urmează pașii recomandați, fii creativ și oferă servicii de calitate, iar succesul va fi la indemana ta. Asteapta-te la provocari, dar cu determinare si dedicare, vei putea construi o afacere de organizare evenimente de succes.

✅ Aboneaza-te la Newsletter și poți descărca gratuit modelul de buget pentru organizarea evenimentelor

Dacă ți-a fost util acest ghid, îți punem la dispoziție un model buget organizare evenimente în format Excel, ușor de folosit, editabil și complet gratuit.

👉 Click aici pentru abonare si descărcare :

Acest model te va ajuta să:

Ai control total asupra bugetului tău, indiferent de tipul evenimentului

Planifici fiecare categorie de cheltuieli fără stres

Eviți costurile ascunse sau omisiunile frecvente

📩 Abonează-te pentru resurse exclusive

Vrei mai multe modele, fișiere Excel, ghiduri și resurse utile pentru administrarea afacerii tale?

✅ Abonează-te la newsletter-ul Antreprenoriat101 și primești gratuit:

• Modele de contracte
• Formulare fiscale actualizate
• Ghiduri pentru afaceri mici și medii

👉 Abonează-te aici: