Debitorii Firmei – Cum Administrezi Relația Cu Aceștia?

Ce Înseamnă Debitorii Pentru Afacerea Ta?

Pe măsură ce afacerea ta se dezvoltă, probabil că vei deveni creditor comercial pentru unii din clienții tăi, fie că aceștia sunt persoane fizice fie că sunt juridice. În acest articol vei găsi informații despre debitorii firmei și vei înțelege de ce administrarea corectă a relației cu aceștia te va ajuta să-ți consolidezi cash flow-ul și să îmbunătățești performanțele financiare ale afacerii.

Ce sunt debitorii firmei?

Debitorii firmei sunt acele persoanele fizice sau juridice care iți vor datora bani la un moment dat, iar administrarea corectă a relației cu aceștia încă de la primele semne, te va ajuta să-ți recuperezi banii mai repede sau chiar să preîntâmpini acumularea datoriilor.

Un client devine debitor pentru afacerea ta atunci când nu îți mai plătește, la timp sau deloc, pentru bunurile și serviciile pe care i le-ai livrat la un moment dat.  Dacă ai  unul sau mai mulți debitori, acest lucru te face creditor comercial, o relație mult mai complexă și complementară relației client-furnizor.

Atunci când emiți o factură unui client pentru bunurile sau serviciile vândute, agreând ca plata să fie făcută la un moment ulterior,  practic tu te transformi în creditor pentru clientul tău.

Aceasta practică comercială îți va crește vânzările, dar îți va reduce cash-flow-ul, așa că ai grijă cărui client îi oferi un astfel de serviciu, semnează un contract cu acesta și urmărește-i modul de operare, astfel încât să poți interveni la timp dacă acesta întârzie plățile sau nu mai plătește deloc.

Totul pare OK, tu iți vinzi marfa, clientul tău este mulțumit de condițiile de lucru pe care le are cu tine, poate vinde la rândul său și își poate dezvolta afacerea, dar ce se întâmplă atunci când acesta nu-și mai poate plăti datoriile către tine în perioada agreată de comun acord? Devine debitor pentru afacerea ta.

Ce înseamnă să administrezi relația cu debitorii firmei? 

Administrarea relației cu debitorii firmei este procesul de gestionare și urmărire a oricărei persoane care datorează banii afacerii tale. Fără o gestionare eficientă a debitorilor, cash flow-ul va avea de suferit, ceea ce va face ca afacerea ta să devină vulnerabilă în fața pierderilor.

O problemă des întâlnită atunci când vine vorba de modul în care afacerile mici își gestionează recuperarea sumelor cuvenite ca urmare a vânzării produselor sau livrării produselor, este faptul că acestea nu au implementat un sistem clar de administrare și monitorizare a relației cu debitorii. Acest fapt le predispune la pierderi sau chiar faliment, deoarece, în lipsa unor proceduri cunoscute și aplicate, timpul de acțiune până la recuperarea sumelor este uneori foarte lung, iar măsurile devin de cele mai multe ori ineficiente.

Intervenția la timp prin colectarea promptă a debitorilor te va ajuta, de asemenea, să menții cash-flow-ul afacerii tale la niveluri convenabile.

Administrarea debitorilor firmei se referă de fapt, la gestionarea creditelor pe care tu le dai prin acordarea termenelor de plata, iar o administrare corectă și eficientă se face prin aplicarea simultană a mai multor tehnici și măsuri:

  • Aplicarea unor politici de credit clare
  • Existența contractelor încheiate cu clienții cărora ai decis să le oferi termene de plată după o analiză temeinică a acestora
  • Stabilirea limitelor de credit și a condițiilor de plată în mod clar, fără ambiguități, prin contract
  • Facturarea la timp și corect
  • Colectarea debitelor la timp

De ce este importantă administrarea debitorilor? 

Administrarea debitorilor este una dintre cele mai importante practici prin care te poți asigura ca afacerea ta

  • Recuperează la timp sumele datorate de clienți (creanțele)
  • Are la îndemâna mai mult cash necesar dezvoltării
  • Îmbunătățește cash-flow-ul

iar prin aplicarea unor proceduri de colectare simple și eficiente,  îți vei asigura încasările atât de necesare pentru continuarea afacerii.

In România, volumul creditului comercial (credite acordate de companii altor companii, parteneri de afaceri) este de trei ori mai mare decât creditul bancar, iar termenul mediu de plată al facturilor a ajuns la 115 zile, de două ori peste media europeană și față de nivelul înregistrat în urmă cu zece ani.

Poate crezi că pentru afacerea ta, situația recuperării creanțelor este bună, deoarece toți clienții tăi îți plătesc în cele din urmă facturile, astfel încât să nu simți nevoia să schimbi ceea ce faci în privința recuperării sumelor restante.

Dar ce te faci dacă tu le acorzi clienților un termen de plată al facturilor de 30 de zile, dar aceștia plătesc în medie la 115 zile, conform statisticilor din România? Asta înseamnă că tu i-ai acordat clientului tău un credit fără dobândă pentru 150 zile, iar tu ai plătit pentru produsele/serviciile vândute în urmă cu, să zicem 2 luni, din surse proprii.

Este simplu de făcut calculele, mai ales dacă îți acoperi necesarul de capital pentru achiziția de mărfuri sau materie primă din credite bancare purtătoare de dobândă.

Răspunsul la întrebarea de mai sus este mai ușor de înțeles acum: administrarea debitorilor este importantă deoarece:

  • Cu cât o factură întârzie la plată, cu atât crește probabilitatea ca aceasta să nu mai fie plătită
  • Atunci când lucrurile nu merg bine, relațiile cu debitorii devin tensionate și pun presiune pe afacere și resursele tale
  • Cash-flow-ul devine greu de gestionat
  • Capitalul tău este blocat, neputând să-l investești pentru creșterea afacerii

Pentru administrarea eficientă a debitorilor, fără să blochezi multe resurse, este necesar să implementezi o procedură de gestionare a debitorilor care te va ajuta să vezi rezultatele foarte repede.

Cum administrezi relația cu debitorii firmei? 

Câțiva pași simpli, aplicați cu consecvență, te vor ajuta să administrezi corect relația cu debitorii și în același timp îți vor asigura recuperarea facturilor neplătite:

1. Evaluarea atentă a clienților care solicită termene de plată

Înainte de a lua orice decizie cu privire la acordarea unui credit comercial clienților tăi, evaluează atent oportunitatea unei astfel de acțiuni având în vedere câteva aspecte:

  • Dacă respectivul client a mai achiziționat de la tine, analizează comportamentul acestuia și relația cu afacerea ta; vorbește cu angajații tăi care au relația directă cu clientul și creionează-i profilul
  • Află ce standing financiar are clientul, utilizând informațiile obținute de la Ministerul Finanțelor Publice sau alte site-uri de specialitate
  • Verifică în piață ce reputație are clientul respectiv: își respectă promisiunile, înregistrează debite etc
  • Verifică cu firmele de specialitate dacă clientul respectiv este rău platnic sau nu
  • Propune să colaborați pentru o perioadă de timp cu plata pe loc, după care poți lua în calcul acordarea unei credit comercial, în funcție de comportamentul de plată al clientului

debitorii firmei

2. Stabilirea unor limite de credit realiste pentru fiecare client, în special pentru clienții noi

Pentru a limita eventualele pierderi pe care afacerea ta le-ar putea înregistra din cauza debitelor, este de preferat să stabilești o limită maximă a facturilor cu plata la termen pentru fiecare client, mai ales pentru clienții noi. Ulterior poți mări limita de credit atunci când un client nou demonstrează un comportament financiar adecvat.

3. Semnarea câte unui contract cu fiecare client căruia intenționezi să-i acorzi credit comercial

În general, dacă vorbim de facturi repetitive, vei stabili un contract cadru, din care să reiasă, in principal, părțile contractante, perioada de valabilitate a contractului, termenele de plată, condițiile de livrare a produselor/serviciilor, penalizări în cazul depășirii termenelor de plată, condițiile negociate cu clientul, drepturi și obligații ale părților, acțiuni de recuperare a sumelor restante.

Dacă ai clienți pentru care oferi produse sau servicii ocazional, cu plata la termen, vei atașa câte un contract la fiecare factură emisă. Prin contract vei stabili părțile contractante, obiectul contractului (de ex. oferirea de cursuri la sediul clientului), valoarea contractului, modul de calcul a sumei finale, termenele de plată, condițiile de livrare a produselor/serviciilor, penalizări în cazul depășirii termenelor de plată, drepturi și obligații ale părților, alte condiții agreate cu clientul, acțiuni de recuperare a sumelor restante etc.

Este important să menționezi în contract faptul că în cazul depășirii termenelor de plată, vei sista orice livrare până la remedierea situației.

4. Facturarea corectă și la timp

Nu sunt puține cazurile în care afacerile înregistrează debite pentru simplul fapt că nu trimit clienților facturile aferente produselor/serviciilor oferite.

Astfel,

  • Asigură-te că facturile sunt corect întocmite, conform legislației, sunt clare, ușor de citit și de înțeles
  • Include cât mai multe opțiuni de plată (cu cardul, transfer bancar, Paypal etc), astfel încât să nu existe scuze pentru neplată, eventual utilizează conturi deschise la mai multe bănci
  • Trimite facturile persoanei potrivite – întreabă în avans către cine ar trebui trimise facturile și cu cine trebuie să iei legătura pentru diverse aspecte legate de situația facturilor
  • Nu trimite facturile împreună cu alte documente, pentru a evita pierderea acestora. Trimite-le întotdeauna separat și dacă poți la o adresa de email separată – evită adresele generale de email gen [email protected]
  • Emite facturi în mod regulat, imediat după o comandă, o dată cu livrarea etc. Așa cum am menționat și mai sus, sistează livrarea de bunuri sau servicii dacă un client înregistrează facturi neachitate

5. Coordonarea termenelor de plată cu preferința clienților pentru a efectua plățile într-o anumită zi a lunii

Stabilește termenele de plată ținând cont și de programul de plată al clienților – poate că unii au de rambursat rate la banca sau leasing, sau alte plăți care pot coincide cu plata facturilor către tine – îți vei  putea îmbunătăți șansele de a fi plătit la timp, coordonându-te și înțelegând nevoile clienților tăi.

6. Începerea recuperării debitelor imediat după ce acestea au fost înregistrate

Urmărirea plăților restante imediat după ce acestea au fost înregistrate prin trimiterea de scrisori, e-mailuri și telefoane, trimite un semnal puternic debitorilor și poate reduce considerabil riscul de a avea facturi neachitate.

Cum poate fi îmbunătățită gestionarea debitorilor?

Facturile neplătite reprezintă cea mai mare problemă pentru orice antreprenor.  Toată lumea știe că nu este posibil să fie evitate cu totul, dar există câteva strategii pe care le poți folosi pentru a minimiza riscul de întârziere la plată sau de neplată al facturilor.

Urmărește aplicarea cu consecvență a procedurilor de recuperare a sumelor restante și încearcă să ai în vedere următorii pași:

1. Înainte de a începe procedurile de recuperare, asigură-te că nu este vina ta

Încearcă să înțelegi motivele pentru care un client nu a plătit la timp. Poate fi și din vina ta? Ai verificat dacă au fost probleme cu livrarea produselor/serviciilor? Ai contactat clientul telefonic? Ai trimis mesaje de reamintire cu termenul de plată al facturilor? Pui la dispoziția clienților mai multe metode de plată accesibile?

2. Ia măsuri din timp

Trimite din timp mesaje de reamintire a termenelor de plată, iar atunci când trimiți notificările de neplată, asigură-te că sunt trimise cui trebuie. Mesajele negative, trimise nejustificat pot fi supărătoare pentru clienții care nu au probleme cu plata. Ca să eviți astfel de probleme, automatizează aceste mesaje (cumpără un soft care se poate conecta la baza de date din contabilitate și poate trimite mesaje automat către cei care figurează cu restanțe).

3. Încearcă recuperarea debitelor pe cale amiabilă

Dacă facturile restante ale unui debitor au depășit un anumit termen, iar eforturile de atenționare în scris nu dau rezultate, înainte de orice alta acțiune contactează-l telefonic. Fii politicos și amintește-ți punctul 1). de mai sus. Dacă facturile nu sunt plătite nici după o astfel de încercare, poți contacta firmele de colectare creanțe sau un avocat pentru recuperarea pe cale legală a datoriilor.

Cum îți afectează afacerea facturile neachitate? 

Debitele nerecuperate la timp îți pot afecta afacerea în mai multe moduri, inclusiv prin:

  • Reducerea cantității de numerar disponibilă pentru desfășurarea activității zilnice
  • Diminuarea capacității tale de a-ți plăti proprii creditori la timp
  • Transmiterea unei imagini nefavorabile despre afacerea ta în comunitatea de afaceri în general, dar în special către echipa și clienți
  • Îți afectează negativ planurile de creștere
  • Pot determina solicitarea procedurii de insolvență pentru afacerea ta, dacă volumul debitelor restante este ridicat

Pentru a preveni apariția debitelor există o serie de măsuri care dacă sunt aplicate la timp pot fi de un real succes.

Dar, înainte de aplicarea oricăror proceduri de recuperare a debitelor, cea mai importantă este relația pe care o construiești cu clienții. Dacă reușești să construiești o conexiune cu clienții tăi, atunci este mai probabil ca facturile tale să fii printre primele plătite.

Vor exista întotdeauna clienți care vor plăti târziu în mod deliberat, iar in timp vei reuși să-i cunoști și să-i tratezi ca atare. Cu acest tip de clienți este indicat să acționezi prompt pentru a elimina din timp riscul de neplată.

CE SĂ FACI ÎN CONTINUARE

Citește și:

Îmbunătățirea Cash Flow-ului În Timp De Criză

Strategii Pentru a Rezista Problemelor de Cash Flow pe Timp de Criză

Model Cash Flow (Ghid Gratuit)


ABONEAZĂ-TE LA NEWSLETTER PENTRU MAI MULTE ARTICOLE SIMILARE